Assegurar o bom funcionamento administrativo, logístico, de comunicação e de segurança do escritório distrital do Projecto SPOM, garantindo a segurança do pessoal, das instalações e dos bens e que as equipas de campo dispõem atempadamente dos recursos, meios e serviços necessários para implementar as actividades, em conformidade com os procedimentos, o orçamento aprovado e as políticas da Fundação AVSI. Servir de ponto de referência do escritório junto das autoridades locais, fornecedores e visitantes
Assistente Administrativo/a (03) – (National Position)
Principali compiti e responsabilità
• Gerir o fundo de maneio, manter o livro de caixa e enviar mensalmente a prestação de contas a Nampula;
• Preparar e verificar a documentação de suporte das despesas, conforme os procedimentos da AVSI e do doador;
• Acompanhar contratos locais e pagamentos de serviços do escritório;
• Apoiar a gestão administrativa do pessoal e a organização de formações, reuniões e eventos;
• Manter o arquivo físico e digital organizado;
• Consolidar pedidos de compra, fazer cotações e compras locais dentro dos limites autorizados
• Gerir o armazém e o inventário de bens e equipamentos;
• Planificar e controlar o uso de viaturas e motorizadas;
• Organizar a logística de missões e visitas, mantendo uma lista de fornecedores locais fiáveis;
• Assegurar o funcionamento dos meios de comunicação do escritório e a circulação de informação com Nampula;
• Recolher fotografias e testemunhos das actividades e garantir a visibilidade da AVSI e da ENI;
• Ser ponto focal de segurança do escritório: acompanhar a situação no distrito, controlar os movimentos das equipas, reportar incidentes e realizar briefings;
• Manter boas relações com autoridades locais e parceiros e cumprir o Código de Ética e as políticas da AVSI (PSEAH, Salvaguarda da Criança, AAP, anticorrupção e protecção de dados).
Requisiti essenziali
Nível de Licenciatura em Administração, Gestão, Contabilidade, Finanças, Economia, Logística ou áreas afins, grau obtido numa instituição de ensino de reputado mérito;
Competenze ed esperienze richieste
• Experiência na gestão de fundo de maneio, livro de caixa e prestação de contas
• Experiência em aprovisionamento (cotações, compras locais), gestão de armazém e inventários
• Conhecimento dos procedimentos e requisitos de conformidade de doadores é uma vantagem
• Boa capacidade de organização e rigor na documentação e no arquivo
• Bom domínio de Excel e Word; capacidade de resolver problemas informáticos básicos
• Capacidade de coordenar viaturas, fornecedores e a logística de missões
• Conhecimento de procedimentos de segurança (check-in/check-out, reporte de incidentes); formação em segurança é uma vantagem
• Boa comunicação e facilidade em construir relações com autoridades locais, parceiros e fornecedores
• Integridade e compromisso com a ética, PSEAH, salvaguarda da criança e protecção de dados
• Flexibilidade em situações exigentes e disponibilidade para horários de trabalho, por vezes, irregulares;
• Identificação com os princípios metodológicos e valores da AVSI;
• Capacidade de articular e coordenar eficazmente com o governo, ONGs locais e internacionais, e outros actores;
• Efectivo e profundo conhecimento dos pacotes Word, Excel, PowerPoint e Outlook;
• Capacidade de trabalhar de forma autónoma e proactiva;
• Capacidade e disposição para viajar regularmente para o campo;
• Boa capacidade de organização e planificação, e flexibilidade;
• Elevado grau de responsabilidade, iniciativa e capacidade de trabalhar sob pressão;
• Atenção aos detalhes e cumprimento de prazos;
• Espírito de equipa, com boa capacidade de relacionamento e comunicação;
• Identificação com os princípios metodológicos e valores da AVSI;
• Disponibilidade imediata.
**** A AVSI aplica no processo de selecção o princípio da inclusão e da não discriminação, garantindo igualdade de oportunidades independentemente de sexo, idade, etnia, nacionalidade, orientação sexual, identidade de género, estado civil, crença religiosa, deficiência e pertença a categorias protegidas.
* A AVSI reser