Secrétaire Administratif(ve) (position nationale)

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Compiler les documents administratifs (prima nota, comptabilité, petite caisse, etc.) afin d'assurer le bon fonctionnement du projet
Préparer les chèques après vérification de la conformité des procédures
Photocopier et classer les documents administratifs (factures, bulletins, taxes, etc.)
Gérer les feuilles de présence du personnel de terrain et du personnel des structures, préparer les timesheets et, en fin de mois, transmettre les feuilles de présence aux responsables pour vérification et signature
Envoyer deux fois par mois les pièces justificatives (bulletins de paie, feuilles de présence, demandes de congé, contrats, etc.) ainsi que les autres documents administratifs
Recevoir les demandes de permission et de congé, en vérifier la bonne complétion, renseigner la section relative au solde des jours de congé annuels et les transmettre au Responsable pour validation
Remettre au demandeur une copie de sa demande avec la décision finale et classer une copie dans son dossier personnel
Classer les factures par projet
Contribuer à la gestion administrative du personnel national
Effectuer les recherches et préparer les documents demandés afin de faciliter leur examen par les supérieurs hiérarchiques et les collègues
Assurer les tâches administratives courantes de bureau, notamment la gestion des fournitures, la mise à jour des systèmes de classement et des bases de données, ainsi que les autres activités administratives de base
Exécuter toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique.

Formation et expérience
Être en possession d’un Diplôme / Licence en sciences administratives
Avoir une formation dans une discipline connexe
Expérience déjà travaillé dans le système comptable Navision pendant au moins un (1) an
Avoir déjà travaillé dans la migration d’un système comptable

Compétences et experience

Avoir une connaissance approfondit sur les différents logiciels informatiques en spécifique Microsoft EXCEL, Microsoft WORD, Microsoft Outlook, etc
Autres connaissances informatiques spécifiques (Atout)
Excellentes aptitudes relationnelles, avec un bon sens de l’organisation, de l’observation, de l’initiative et des responsabilités
Capacité à gérer efficacement son temps et à définir les priorités
Rigueur et capacité à assurer un suivi régulier et approfondi des dossiers relevant de son domaine de responsabilité
*AVSI applique, dans le processus de sélection, le principe d’inclusivité et de non-discrimination, garantissant l’égalité des chances indépendamment du sexe, de l’âge, de l’ethnie, de la nationalité, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état civil, des convictions religieuses, du handicap et de l’appartenance à des catégories protégées
**AVSI se réserve le droit de demander aux employeurs précédents des informations concernant d’éventuels différends, préoccupations liées à la protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, et de solliciter la communication des antécédents judiciaires et civils du candidat, aux fins d’évaluer son aptitude professionnelle à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables, y compris des enfants et des adultes