Assistant/e administratif/ve (Position Nationale)

a- Secrétariat

 Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.
 Recevoir, enregistrer, transmettre et suivre le courrier entrant et sortant.
 Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et autres documents administratifs.
 Assurer le classement physique et numérique des documents administratifs.
 Assurer la circulation de l’information entre les membres de l’équipe et les services concernés.
 Veiller à la confidentialité des correspondances et des documents dont il/elle a la charge
 Faire de la veille informationnelle sur les appels à projet et en rendre compte

b- Organisation logistique du bureau de Brazzaville

 Identifier et consolider les besoins logistiques du bureau AVSI Brazzaville
 Organiser les réservations de transport, d’hébergement et les autres aspects pratiques des missions du personnel AVSI de passage à Brazzaville, conformément aux autorisations reçues.
 Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et du matériel nécessaire aux activités quotidiennes
 Assurer le suivi des entrées et sorties de fournitures et consommables.
 Tenir à jour les fiches de stock et les registres de distribution.
 Réaliser des inventaires périodiques des fournitures, équipements et matériels du bureau.
 Signaler les écarts constatés et proposer des mesures correctives.
 Suivre les besoins d’entretien, de réparation et de maintenance des locaux et des équipements.
 Coordonner les interventions des prestataires de services autorisés.
 Veiller à la propreté, à l’ordre, à la sécurité et au bon fonctionnement des installations du bureau
 Assister le coordonnateur à l’organisation des activités

c- Achats et approvisionnements

 Recueillir les demandes d’achat du bureau de Brazzaville.
 Vérifier que les demandes sont suffisamment documentées et ont été validées par les personnes habilitées.
 Préparer les demandes de cotation et solliciter les fournisseurs conformément aux procédures d’achat applicables.
 Collecter les offres et préparer les tableaux comparatifs de prix lorsque cela est requis avant leur envoi.
 Transmettre les dossiers aux responsables habilités pour analyse et validation
 Assurer le suivi des commandes et relancer les fournisseurs en cas de retard.
 Contrôler, à la réception, la quantité et l’état apparent des biens et fournitures livrés.
 Vérifier la concordance des livraisons avec les commandes et signaler toute anomalie.
 Transmettre les bons de livraison, factures et autres justificatifs aux services compétents pour vérification et traitement.
 Tenir à jour le tableau de suivi des achats et des commandes du bureau.
 Assurer le réapprovisionnement des fournitures de bureau en fonction des besoins et des niveaux de stock.
 Constituer et archiver les dossiers d’achat conformément aux exigences de traçabilité.

d- Appui administratif et financier
 Préparer et transmettre à la Direction (bureau AVSI Pointe-Noire) les pièces justificatives relatives aux dépenses engagées après validation.
 Assurer le classement des copies des factures, bons de commande, bons de livraison, reçus et autres pièces administratives.
 Suivre les échéances des contrats de prestation et alerter la hiérarchie en temps utile.
 Collaborer avec le service administratif pour le traitement des factures et le suivi des paiements.
 Veiller à ce qu’aucune dépense ou commande ne soit engagée sans les autorisations requises.
 Contribuer à la préparation des documents nécessaires aux audits et contrôles internes.

Sens de l’organisation et rigueur administrative.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Réactivité, autonomie et sens des priorités.
Bon relationnel et sens du service.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Esprit d’équipe, intégrité et respect des procédures.
Capacité à travailler avec des interlocuteurs internes et externes.

Formation : BAC + 2/3 secrétariat comptable, logistique, administrations des entreprises ou domaine équivalent
Expérience professionnelle : Avoir une expérience pertinente en logistique, secrétariat serait un atout.
Une expérience dans une ONG, une organisation internationale ou une structure de développement constitue un avantage.
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
Excellentes capacités de rédaction administrative et de classement documentaire.
Compétences en gestion des stocks
Bonne maîtrise du français écrit et oral
Connaissance de l’anglais serait un atout

*AVSI applique, dans le processus de sélection, le principe d’inclusivité et de non-discrimination, garantissant l’égalité des chances indépendamment du sexe, de l’âge, de l’ethnie, de la nationalité, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état civil, des convictions religieuses, du handicap et de l’appartenance à des catégories protégées.
**AVSI se réserve le droit de demander aux employeurs précédents des informations concernant d’éventuels différends, préoccupations liées à la protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, et de solliciter la communication des antécédents judiciaires et civils du candidat, aux fins d’évaluer son aptitude professionnelle à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables, y compris des enfants et des adultes.