Accompagner le suivi administratif des activités implémentées sur le terrain
Secrétaire Administrative (Position Nationale)
Main tasks and responsibilities
• Compiler les documents administratifs (Prima Nota, comptabilité, petite caisse) afin de permettre le correct fonctionnement du projet;
• Préparer les chèques après vérification des procédures;
• Faire les copies de tous les documents à classer (factures, bulletin, taxes, etc.);
• Gérer les feuilles de présences du personnel staff de terrain et le personnel de structure, préparer les
timesheets, et à la fin du mois, donner aux Responsables les feuilles de présences pour vérification et signature;
• Envoie deux fois par mois les documents justificatives (bulletin, feuilles présence, requête congé, contrats etc…. Et les documents administratifs);
• Recevoir les requêtes de permission et congé, contrôler leur correcte compilation, remplir la section « jours de congé restant sur l’année » et les adresser au Responsable pour ratification;
• Remettre au demandeur la copie de sa requête avec la réponse finale, classer la copie dans le dossier du demandeur;
• Classer les factures par projet;
• Collaborer à la gestion du personnel local;
• Effectuer des recherches et préparer des documents afin qu’ils soient considérés et présentés à ses supérieurs et les collègues;
• Effectuer des taches générales de bureau, comme ordonner des fournitures, conserver des rapports des systèmes de gestions de base de données et effectuer des taches primaires de l’administration;
• Remplir toutes autres tâches indiquées par le chef hiérarchique.
Essential Requirements
• Expérience au moins deux ans en administration.
• Être en possession d’un Diplôme / Licence en sciences administratives.
• Avoir une formation dans une discipline connexe.
• Expérience déjà travaillé dans le système comptable Navision pendant au moins un an.
• Avoir déjà travaillé dans la migration d’un système comptable.
Required skills and experiences
o Avoir une connaissance approfondit sur les différents logiciels informatiques en spécifique Microsoft, EXCEL, WORD
o Autres connaissances informatiques spécifiques sont bien acceptées
o Avoir une excellente aptitude sociale, un bon sens d'organisation, d'observation, d’initiative et de responsabilité
o Capable de gérer le temps et les priorités
o Capacité à faire le suivi et approfondi en rapport aux dossiers faisant partie des axes de responsabilité
o Maitrise du français (orale et écrite)