Notre organisation est une ONG internationale présente dans 41 pays, qui s'engage à relever les défis mondiaux à travers des projets de coopération internationale. Nous travaillons selon une approche axée sur l'impact, en collaboration avec des partenaires locaux et internationaux, afin de répondre aux urgences humanitaires et de promouvoir le développement durable.
Nous recherchons une personne dynamique et passionnée pour rejoindre notre équipe en République Démocratique du Congo en tant que Responsable Achats et Logistique.
Le Responsable Achats et Logistique veille au respect (responsabilité) des politiques et procédures internes d'AVSI, ainsi que de celles fournies par les bailleurs, et est chargé de la gestion des systèmes d'achat et de logistique afin de soutenir l'efficacité des opérations quotidiennes en RDC. Il/elle exerce chaque activité conformément au code d'éthique, en accord avec la Mission, les Valeurs et la Méthode d'AVSI, et partage la culture organisationnelle avec ses collègues, les bénéficiaires et toutes les parties prenantes. Il/elle est un modèle en matière de compréhension, de partage et de respect des valeurs et des comportements fondamentaux d'AVSI (en mettant l'accent sur la transparence, l'intégrité, la responsabilité, etc. conformément au code d'éthique d'AVSI) et veille à leur adoption et à leur mise en œuvre.
Responsable Achats et Logistique
Main tasks and responsibilities
• Sous la direction du Représentant Pays, il/elle joue un rôle clé dans l'élaboration et la mise en œuvre de l'orientation et de la stratégie du programme national dans tous les aspects liés aux achats et à la logistique;
• Il/elle est responsable et redevable de la réussite globale de toutes les opérations liées à la logistique, aux achats et à l’IT;
• Il/elle veille au respect des politiques d'AVSI et des lois locales, y compris la loi sur les ONG, la législation fiscale et toute autre loi locale applicable, en fournissant un cadre pour la mise en œuvre efficace des politiques relatives aux opérations;
• Élabore et met en œuvre les plans annuels du département conformément au plan annuel du pays et mesure les performances par rapport à des indicateurs clés;
• Coordonne les achats et la logistique au niveau national, en fournissant des conseils à l'équipe multifonctionnelle; est responsable des performances individuelles du personnel, mesure et redistribue la charge de travail entre les membres de l'équipe selon les besoins;
• Est responsable de l'organisation de services d'achat fiables et rentables, conformément aux procédures standard internationales et internes, en respectant les principes de rentabilité, de transparence et de compétitivité;
• Être responsable de la préparation, en collaboration avec l'équipe de projet concernée, de la documentation nécessaire et de la mise en œuvre des processus d'achat de l'organisation (termes de référence, demande de devis, appel d'offres, analyse des propositions, rédaction des contrats, livraison, etc.), en appliquant les normes internationales et internes;
• Veiller à ce que les mesures de diligence raisonnable à l'égard des fournisseurs soient mises en œuvre et documentées conformément aux procédures requises, notamment l'enregistrement des fournisseurs, la performance des fournisseurs, le partage des informations sur les prix/fournisseurs entre les ONG et la réalisation régulière d'études de marché. Effectuer des visites physiques des locaux des fournisseurs et vérifier les documents, si nécessaire;
• Être responsable de la mise en œuvre des conditions de stockage appropriées pour tous les actifs et marchandises;
• Veiller à ce que tous les actifs soient enregistrés, dotés d'un identifiant, attribués à des gardiens et suivis, et à ce que l'inventaire de l'organisation soit tenu à jour;
• Être responsable de la mise en œuvre d'un processus de gestion des stocks fiable et précis, y compris la documentation, les rapports et le système de contrôle;
• Être responsable et rendre compte de la mise en place de systèmes de communication fiables (communication radio, filaire et sans fil, communication vocale et de données par satellite et terrestre), y compris la programmation des fréquences, la formation des utilisateurs, la distribution et le suivi des équipements, la gestion des prestataires de services et la réparation rapide du matériel;
• Responsable et redevable de la mise en place d'un système informatique, d'un réseau et d'équipements fiables, y compris la configuration, l'exploitation, le dépannage, la distribution et le suivi des équipements, la réparation en temps opportun, à l'exclusion des équipements personnels des membres du personnel.
• Responsable de la mise en place d'un service de gestion des transports et des marchandises fiable et rentable, y compris l'acquisition/la location de véhicules de qualité, la formation et la gestion des chauffeurs, la mise en place d'un système de suivi de la flotte;
• Responsable de la mise en place d'un système de gestion du carburant fiable et rentable, garantissant un approvisionnement ininterrompu en carburant de la flotte de véhicules et des générateurs, avec un suivi minimisant les risques de fraude et les dangers pour la sécurité;
• Responsable de veiller à ce que tous les véhicules acquis bénéficient d'une couverture d'assurance appropriée et obligatoire pour la responsabilité civile, les passagers et soit d'une assurance tous risques, soit d'une responsabilité assumée par le propriétaire dans le cadre du contrat;
• Responsable de la mise en place d'un mécanisme de coordination efficace au sein du département des achats et de la logistique, ainsi qu'avec les autres départements;
• Responsable, en collaboration avec le département des ressources humaines, du recrutement, de l'intégration, de la formation en cours d'emploi et du coaching du personnel du département;
• Coaching, formation, supervision et mentorat du personnel sous sa responsabilité directe et fourniture régulière et opportune de commentaires positifs et constructifs sur les performances;
• Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, promouvoir un esprit d'équipe fort et fournir une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans ses fonctions respectives.
Essential Requirements
• Formation: Master en Chaîne d'Approvisionnement, Administration des Entreprises, Économie ou équivalent avec au moins 7 ans d'expérience internationale dans les domaines des achats et de la logistique;
• Au moins 5 ans d'expérience en tant que responsable des achats et de la logistique;
• Au moins 3 ans d'expérience post-diplôme dans le domaine du développement/de l'aide humanitaire dans un contexte fragile, de préférence en RDC.
• Connaissance des exigences des principaux bailleurs de fonds
Required skills and experiences
• Expérience et compétences approfondies en matière de gestion du personnel, de supervision et de renforcement des capacités
• Expérience avérée dans le soutien à une équipe de cadres et dans la fourniture d'un soutien stratégique dans plusieurs secteurs et/ou régions
• Capacité avérée à résoudre les défis opérationnels critiques dès qu'ils se présentent
• Solides capacités en matière de gestion financière et de planification
• Sens aigu du détail et bonnes capacités d'analyse
• Maîtrise de l'informatique (WORD, Excel avancé, Outlook, Internet Explorer, systèmes financiers)
• Patience, adaptabilité, flexibilité, capacité à improviser et à rester réactif, et à communiquer clairement et efficacement sous pression
• Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d'organiser une charge de travail composée de tâches et de responsabilités variées et changeantes
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles en français (écrit et oral) C1, avec une expérience dans la gestion d'équipes multiculturelles.
• Compétences en matière de leadership et de formation
•Compétences en gestion d'entreprise
*AVSI applique, dans le processus de sélection, le principe d’inclusivité et de non-discrimination, garantissant l’égalité des chances indépendamment du sexe, de l’âge, de l’ethnie, de la nationalité, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état civil, des convictions religieuses, du handicap et de l’appartenance à des catégories protégées.
*AVSI se réserve le droit de demander aux employeurs précédents des informations concernant d’éventuels différends, préoccupations liées à la protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, et de solliciter la communication des antécédents judiciaires et civils du candidat, aux fins d’évaluer son aptitude professionnelle à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables, y compris des enfants et des adultes.